Zoom

Osallistuminen Zoom-kokoukseen

Kokoukseen osallistutaan klikkaamalla kutsulinkkiä

Kutsu Zoom-verkkokokoukseen on muotoa https://oamk.zoom.us/j/123456789 tai https://oamk.zoom.us/my/kokouksennimi Mikäli linkin lopussa on muita merkkejä, se voi tarkoittaa sitä, että tarvitset salasanaa kirjautumiseen. Toimi linkin lähettäjän ohjeiden mukaan. Alla olevassa kuvassa on sama kokouskutsu linkkinä ja kalenterikutusuna. Huomaa linkissä kohta ?pwd, joka tarkoittaa, että kirjautumiseen tarvitaan salasana.

Linkistä siirryt näkymään, josta voit valita Zoomin käyttötavan joko selaimessa tai asentaa sovelluksen omalle koneelle. Näistä on oma erillinen ohje.

Koneelle asennettavan sovelluksen ja selaimesta osallistumisen suurin ero on käyttäjän näkökulmasta se, että sovelluksessa Zoomin ikkunat (chat, osallistujalista jne.) ovat dynaamisesti siirrettävissä näytöllä. Selaimessa kaikki esille otetut elementit varaavat näytöltä paikkansa.

Mikäli koneelle on jo asennettu sovellus kerran, Zoom avautuu sovellukseen. Seuraa näytöllä olevia ohjeita.

Jokaisella kokouksella on yksilöllinen Meeting ID

Mikäli saat sellaisen kutsun, jossa pyydetään kirjoittamaan ”MeetingID”, kyse on yhdeksästä numerosta koostuvasta numerosarjasta. Numerosarja on sama kuin kutsulinkin lopussa.

Esimerkiksi kun kutsulinkki on https://oamk.zoom.us/j/123456789, linkkiä vastaava Meeting ID on 123456789.

Kun kirjoitat pyydettyä Meeting ID:tä, väliviivat jaksottavat automaattisesti pitkää numerosarjaa luettavuuden helpottamiseksi.

Mobiililaitteen käyttäjä

Lataa Zoom Cloud Meetings -sovellus Google Playsta (Android-laitteet)
Lataa Zoom Cloud Meetings -sovellus App Storesta (i-laitteet)

Zoom tuki: zoom@oulu.fi

Osallistuminen Zoom-kokoukseen selaimesta

Voit osallistua Zoom-kokoukseen internetselaimesta. Sinun ei tarvitse asentaa sovellusta. Klikkaa saamasi kokouskutsulinkkiä ja toimi ohjeiden mukaan:

1. Peruuta sovelluksen asentaminen tai avaaminen ”Cancel”
2. Valitse ”Join from your browser”
3. Kirjoita nimesi ja jatka näytön ohjeiden mukaan

Huomaa, että selaimen kautta osallistuvan näkymä poikkeaa tässä ohjeessa olevista kuvankaappauksista.

Sovelluksen Zoom asentaminen tietokoneelle

Sovelluksen asentaminen kannattaa käytännön syistä, jos käytät Zoomia usein ja haluat koolle kutsua kokouksia. Sovelluksessa Zoomin ikkunan osat ovat dynaamisesti siirrettävissä näytöllä toisin kuin selaimessa. Sovellus täytyy asentaa vaan kerran.

Sovelluksen voi asentaa Oamkin ICT-ohjeiden mukaan. Asennus käynnistyy myös Zoomin kokouskutsun linkkiä klikkaamalla. Zoom tarjoaa vaihtoehdot ”click here to launch meeting”, ”download and run Zoom” ja ”join from browser”. Mikäli olet asentanut Zoomin sovelluksen laitteellesi kerran, valitse ”click here to launch meeting” ja siirry kokoukseen.

Asenna sovellus klikkaamalla ”download and run Zoom”. Zoomin sovelluksen asennus käynnistyy yleensä automaattisesti, kun klikkaat ensimmäisen kerran kutsulinkkiä Zoom-kokoukseen. Asennuksen nimi on Zoom Client for Meetings. Uusimman asennustiedoston löydät manuaalisesti https://zoom.us/download.

Mikäli käytät Zoomia kertaluonteisesti, tai asennus ei onnistu, voit osallistua kokoukseen selaimen kautta ”Join from your browser”.

oamk.zoom.us palvelun käyttöönotto & oman profiilin laatiminen

Tämä ohje on sinulle, joka haluat kutsua koolle Zoom-kokouksen. Mikäli haluat osallistua kokoukseen, katso erillinen ohje.

Kirjaudu Oamkin tunnuksilla osoitteessa https://oamk.zoom.us

Käytä Oamkin käyttäjätunnusta ja sen salasanaa.

1. Oletusasetukset soveltuvat usammalle palvelun käyttäjälle. Tarkista asetukset kohdasta Settings.

• Viimeistele profiilisi lisäämällä valokuvasi. Valokuvasi näkyy Zoom-kokouksessa silloin, kun webbikamera ei ole käytössä.
• Anna henkilökohtaiselle kokoustilallesi nimi kohtaan Personal link, koska nimi on helpompi muistaa kuin numerosarja. Esimerkiksi Oamkissa henkilökohtaisen tilan linkin alkuosa on https://oamk.zoom.us/my/ ja sen jälkeen itse antamasi nimi. Esimerkissä henkilökohtainen linkki on https://oamk.zoom.us/my/tiiutenno. Nimettyjä Zoom-tiloja saa olla (tällä hetkellä) vain yksi.

2. Halutessasi voit kytkeä kalenterisi Zoom-profiiliisi. Silloin Zoomissa suunnitellut kokoukset kirjautuvat suoraan kalenteriisi. Oamkin henkilökunta valitsee kalentereista Office365 (sininen kuvake) ja ”Authorize with EWS”. Kirjautumisessa käytetään lyhyttunnusta lyhyttynnys@oamk.fi.

Mikäli epäilet, että olet jo ottanut Zoomin käyttöön aikaisemmin, poista ilmainen tili. Mikäli jostain erityisestä syystä haluat pitää ilmaisen Zoom-tilisi, huolehdi, että työasioissa käytät aina oamk.zoom.us -tiliä.

Ajantasaiset Zoom-ohjeet löydät haulla https://it.oamk.fi/?s=zoom

Zoom tuki: zoom@oulu.fi

Kokouksen koolle kutsuminen ja kokouksen asetukset

Kokouksen koollekutsujalla täytyy olla oma Zoom-profiili. Koollekutsuja eli host suunnittelee kokouksen. Jokaisella kokouksella on oma uniikki ID ja verkkolinkki, jonka host jakaa kokouskutsussa. Zoomin kokous on käytettävissä ainoastaan hostin määrämänä ajankohtana. Host voi luoda toistuvia kokouksia (recurring meeting), joihin kirjaudutaan samalla ID:llä eli samasta linkistä toistuvasti.

Oamkissa Zoomin host voi kirjautua ja kutsua kokouksen koolle usealla tavalla:

• osoitteessa https://oamk.zoom.us kirjautumalla kohdasta ”Sign in” Oamkin käyttäjätunnusta ja sen salasanaa
• omalle koneelle asennetusta Start Zoom-sovelluksesta (ks. erillinen ohje)
• suoraan kokouksesa osallistujalistan Invite-pinikkeesta sähköpostilla
• Outlook-kalenterin Uusi kokous/tapaaminen -näkymästä, kun lisäosa Zoom for Outlook on asennettu (erillinen ohje Zoom-kokouksen koollekutsuminen Outlookissa)
• Teamsista Zoom-lisäosalla
• mobillilaitteen sovelluksella

Zoom tuki: zoom@oulu.fi

Kokouksen asetukset

1. Kokouksen suunnittelu ja koollekutsuminen tietokoneelle asennetusta Zoomin sovelluksesta tai Outlookin Zoom-lisäosasta on nopeaa.

2. Kokouksen suunnittelu omassa profiilissa osoitteessa oamk.zoom.us tarjoaa monipuoliset valintamahdollisuudet ja selkeän käyttöliittymän. Täällä voit kutsua koolle toistuvan kokouksen Recurring Meeting ja luoda avoimen kokouksen ilman ennalta määrättyä ajankohtaa No Fixed Time. Opiskelijat voivat tulla mainittuun kokoustilaan tekemään esimerkiksi ryhmätyötä. Tästä löytyy perusteellinen ohje Oamkin ICT-sivuilta.

Zoom-kokouksen kutsulinkin jakaminen osallistujille

Oamkin Zoom-kokouksessa käytetään joko Waiting Room -ominaisuutta tai asetetaan kokoukselle salasana. Molempia tietosuojaa lisääviä ominaisuuksia voi käyttää yhtä aikaa.

Esimerkissä on suunniteltu Zoom-kokous nimeltään Töpajat. Esimerkin kokoushuoneen osoite on https://oamk.zoom.us/j/347078050 ja salasana on 12345. Näet salasanan Security-kohdassa painamalla Show-linkkiä. Voit vaihtaa oletusalasanan. Esimerkissä on käytössä myös odotushuone eli Waiting Room. Kokouksen pitäjän näkökulmasta salasana on kätevämpi kuin Waiting Room, koska Waiting Roomista täytyy jokainen uusi osallistuja hyväksyä Admit-painikkeella.

Seuraavaksi on tarkoitus jakaa kokouksen linkki osallistujille. Kokouksen osoitelinkki löytyy kokouksen Invite link -kohdasta (katso kuva).

Kokouksen salasana voidaan toimittaa erikseen esimerkiksi sähköpostitse (kuvassa kohta a) tai piilotettuna osaksi kutsuinkkiä (kuvassa kohta b). Mikäli haluat käyttää salasanan kryptaamista eli piilottamista osaksi kutsulinkkiä, sinun täytyy laittaa oman Zoom-profiilin asetuksista kohdasta Settings / Security päälle asetus Embed passcode in invite link for one-click join. Silloin Zoom lisää kokouksen linkin loppuun kysymysmerkin ja kryptatun salasanan. Kun salasana on jo osana kutsulinkkiä, kokouksen pitäjän ei tarvitse toimittaa osallistujille erillistä salasanaa.

Voit edelleen toimittaa osallistujille kokushuoneen osoitteen ja salasanan erikseen. Se vaatii hieman linkin lukutaitoa. Kun salasana on kryptattu osaksi kokouskutsua, linkissä ennen kysymysmerkkiä oleva osa on varsinainen linkki (vertaa kuvassa kohdassa Invite Link olevia rivejä a ja b).

Huomasit ehkä mysö sen, että kokouksen ID on sama numerosarja, kuin kokouksen osoitteen loppuosa. Numerosarjaa hyödynnetään kirjautumiseen osoitteessa https://oamk.zoom.us, jossa kirjaudutaan kohdasta Join sekä annetaan Meeting ID 347078050. On hyvä tietää, että myös tällä tavalla voi osallistua Zoom-kokouksiin.

Kätevin tapa kokouskutsun toimittamiseen osallistujille on klikata Copy Invitation. Tekstin loppuosan alkaen One tap mobile voit jättää pois.

Kirjautuminen sovellukseen Zoom (tietokone)

Kun olet asentanut tietokoneellesi sovelluksen, se löytyy ohjelmistosta (entinen Käynnistä-valikko) Zoom-kansiosta nimellä Start Zoom. Asennuksen jälkeen sovellukseen täytyy kirjautua Oamkin tunnuksilla:

1. Valitse Sign In
2. Valitse Sign with SSO
3. Kirjoita kohtaan Company domain oamk.zoom.us
4. Klikkaa Continue ja siirryy kirjautumiseen

Huomaa, että kun olet vaihtanut Oamk-salasanan, Zoom-sovellus saattaa pyytää sinua uudistamaan salasanan.

Uloskirjautuminen löytyy omaa profiilikuvaa kilikkaamalla. Uloskirjautuminen sovelluksesta on tarpeellinen, jotta voisit kirjautua toisen organisaation Zoomiin.

Työskentely sovelluksessa Zoom (tietokone)

Zoom-sovelluksen työkalut ja toiminnot on koottu välilehtiin Home, Chat, Meetings, ja Contacts. Sovelluksen käynnistymisen jälkeen näet Home-välilehden, jossa usein tarvittavat työkalut New Meeting, Join, Schedule ja Share Screen.

Sovelluksen yläoikealla olevaa hammasratasta klikkaamalla saat näkyviin Zoomin sovelluksen asetukset. Useimmat asetukset liittyvät käyttämäsi laitteeseen. Kohdasta Profile pääset omaan Zoom-profiiliin osoitteessa https://oamk.zoom.us. Kohdasta Recordings määrität tallenteille kansion tietokoneellasi, mikäli pilvitallennus ei ole käytössä.

Home-välilehti (talo-kuvake)

New Meeting

Pikakokous eli Instant Meeting käynnistetään Start with video -painikkeella (oranssi). Instant Meetingiin voit kutsua osallistujia suoraan kokousikkunan alavalikon Invite-painikkeella. Valitse Email ja siitä Default Email. Zoomin profiilisi kytketty kalenteriohjelmisto avautuu ja voit jatkaa kokouksen koollekutusumista.

Schedule

Painike avaa uuden kokouksen suunnittelunäkymän, josta voit valita yleisimmät asetukset. Asetusten hyväksymisen jälkeen Zoom avaa kalenteriohjelmiston, jonka olet kytkenyt omaan Zoom-profiiliisi. Varsinainen kokouksen koolle kutsuminen tapahtuu kalenteriohjelmassa, jonka olet linkittänyt Zoom-profiiliisi.

On tärkeää, että olet omassa Zoom-profiilissasi kytkenyt kalenterisi, koska Zoomin kokousten koollekutsuminen tapahtuu kalenteria hyödyntämällä. Outlook-kalenterille löytyy Zoom-laajennus, jolloin pystyt suunnittelemaan Zoom-kokouksen työkalenterista käsin. (Erillinen kalenteriohje)

Havaintoja:

• Omasta profiilistasi https://oamk.zoom.us voit suunnitella myös kokouksia, joille ei ole määritelty ajankohtaa (Recurring meetings, No Fixed Time). No Fixed Time tarkoittaa, että kokouksesta ei tule kalenterimerkintöjä. Niitä kokouksia voi käyttää virtuaaliluokkana aina kun tarve vaatii. Milloin annetussa osoitteessa tavataan, täytyy sopia erikseen.

Join

Join-painikkeella pääset liittymään kokoukseen, mikäli tiedät kokouksen nimen tai numerokoodin (9 numeroa). Kuvassa kokouksen pitäjä on nimennyt kokoushuoneensa Zoom-profiilissaan, jotta se olisi helpompi muistaa.

Oletuksena kokouksen ID koostuu yhdeksästä numerosta. Niiden väliin saattavat tulostua automaattisesti viivat koodin kirjoittamisen aikana. Merkkejä on yhteensä 11.

Näytön jakaminen Zoomissa (tietokone)

Oman tietokoneen näytön jakaminen. Aiheesta erillinen ohje.

Chat-välilehti

Omaan chatiin voi koota esimerkiksi materiaalia, jota tarvitsee seuraavassa kokouksessa. Chatiin voi myös luonnostella kokouksen kulkua ja ajankäyttöä. Keskustelua muiden Zoomin käyttäjien kanssa tässä työkalussa ei ole voitu veilä testata.

Meetings

Välilehdeltä näet kootusti omat kokoukset. Voit mukata kokouksia, lähettää kokouskutsuja ja käynnistää kokouksen.

Contacts

Yhteystiedot. Tätä ei ole testattu.

Vuorovaikutus sovelluksessa Zoom (kamera, mikrofoni, chat, osallistujalista)

Zoomin dynaamiset työkalurivit

Kun kirjaudut Zoomiin, vuorovaikutuksen työkalupainikkeet ovat sovelluksen alareunassa. Useamman painikkeen vieressä on valikko, josta löytyvät lisätoiminnot. Kolmea pistettä klikkaamalla saa näkyviin lisää työkaluja ja toimintoja. Tarkistathan kaikkien paneelien kolme pistettä ja alasvetovaikon – siitä löydät kattavan valikoiman Zoomin työkaluja ja toimintoja.

Näytön jaon aikana työkalurivit ja kamerakuvat ovat siirrettävissä näytöllä. Chat-ikkunan paikka on dynaaminen, ikkunan voi esim. sulkea kokonaan tai irrottaa omaksi ikkunaksi (Pop up). Myös kamerakuvan paikka on dynaaminen. Zoomin työkalut saattavan ”mennä piiloon”. Siirrä hiirtä tai klikkaa Zoom-ikkunaa, silloin dynaaminen valintapalkki ilmestyy taas näkyviin. Työkalurivin sisältö riippuu meneillään olevasta toiminnosta. Ylemmässä kuvassa tyypillinen hostin näkymä. Alemassa kuvassa jaetaan näyttöä.

Osallistujien perehdyttäminen Zoom-työskentelyyn

Kokouksen pitäjä voisi jakaa kokouksen alussa näytöltään työkalujen ohjeet. Samalla voidaan sopia toimintatavoista tässä kokouksessa. Esimerkiksi kuva voisi olla alla oleva:

Chat

Chatia voidaan käyttää keskustelemiseen ja liitteiden lähettämiseen. Breakout-tiloissa käyty keskustelu tallentuu samaan chatiin, mutta breakoutissa käyty osuus keskustelusta näkyy vaan breakoutissa olleille.

Osallistujalistan työkalut

Osallistujalista avautuu painikkeesta Participants. Kaikki kuvassa olevat työkalut näkyvät vain hostille. Kuvan esimerkissä Tiiu on host ja vihreä kuvake kertoo, että hän jakaa näyttöään. Mikrofoni ja kamera ovat suljettuna. Kimmon nimeä osoittamalla on avattu lista osallistujaan kohdistettavista toiminnoista. Esimerkiksi Kimmosta voidaan tehdä yhdellä klikkauksella kokouksen host. Antti tallentaa tätä kokousta (punainen täplä).

Nimilistan alapuolella on joukko painikkeita (yes, no jne.) joilla voidaan viestiä sanattomasti. Lisäksi host näkee Mute All ja muita ryhmätoimintoja.

Havaintoja (1.4.2020)

• Annotate – primitiivinen piirtotyökalu, jota voi hyödyntää korostamiseen. Ei sovellu tehtävänannon kirjoittamiseen, koska työkalulla luotu sisältö katoaa, kun host käy esimerkiksi breakouteissa.
• Chatin voi irrottaa omaksi pop up -ikkunaksi
• Chatin välityksellä voi lähettää liitteitä
• Chatissa näkyy kullekin osallistujalle hänen viimeisen sisäänkirjautumisen jälkeinen sisältö. Opettajan on tarvittaessa toistettavaa ohjeet ja linkit chatissa niille, jotka tippuvat välillä linjoilta
• View options -painikkeesta löytyy hyödyllisiä työkalukohtaisia lisätoimintoja
• Remote Control -kautta pääsee opettaja hallinnoimaan osallistujan näyttöä ja auttamaan esimerkiksi ongelmanratakisussa (Excelissä kaavan teko)

Näytön jakaminen Zoomissa (tietokone)

Avaa omalle näytölle ne sisällöt, joita aiot jakaa kokoukseen osallistuville. Käynnistä Zoom. Aloita näytön jako valitsemalla Zoomin työkaluriviltä New Share.

Valitse, mitä haluat jakaa. Basic-välilehdeltä voit valita, jaatko koko näyttöä (Screen) tai tietyn ikkunan sisältöä. Advanced-välilehdeltä voit rajata jaettavan alueen näytöltäsi. Samasta löytyy myös oheislaitteiden näytön jakaminen. Mikäli jaat ääntä sisältävää aineistoa (video), muista valita kohta Share Computer Sound.

Seuraa näytöllä olevaa informaatiota. Vihreällä taustalla oleva tietoalue kertoo, että jaat näyttöä kokouksesta, jonka ID on 617-658-618. Painikkeesta New Share voit aloittaa uuden jaon. Punaisella taustalla olevasta paikikkeesta Stop Share voit lopettaa näytön jaon.

Kun joku muu jakaa näyttöään, näet vihreällä taustalla jakajan nimen. Kohdasta View Options voit säätää jaetun ikkunan kokoa ja pyytää toiminto-oikeuksia jakajan koneelle (Request Remote Control). Mikäli jaettava ikkuna peittää sinulla koko näytön, Windows-koneella hiiren kaksoisklikkaus pienetää jaettavan alueen. Myös piilossa olevat työkalupainikkeet palautuvat näkyviin hiiren kaksoisklikkauksella.

Lisätietoja toiminnosta Request remote Control

Näytön jakamisen aikana työkalurivi muuttuu. Piilossa olevat työkalut löytyvät More-painikkeen takaa.

Host voi estää näytön jakamisen Share-painikkeen vieressä olevasta valikosta.

Jos halutaan, että vain koollekutsuja saa jakaa näyttöään, voidaan ruudunjako-oikeus poistaa muilta osallistujilta poistamalla valinta Allow participants to Share Screen kokousikkunan alareunan Security-valikosta.

Ohjeita muualla https://oppimateriaalit.jamk.fi/zoom/tyokalut/materiaalin-esittaminen-ja-jakaminen/

Breakout-työskentely Zoomissa (tietokone)

Kokouksen host määrittää profiilissaan, ovatko breakoutit käytettävissä. Host ja co-host voivat järjestää breakout-työskentelyä.

Aloita klikkaamalla painiketta Breakout Rooms. Luo tilat Crete Rooms. Ryhmiin jaon voi tehdä automaattisesti tai käsin valitsemalla osallistujat kuhunkin ryhmään. Manuaalisesti ryhmiinjako tapahtuu klikkaamalla Assign ja valitsemalla listalta osallistuja. Osallistujat voidaan jakaa ennalta ryhmiin kokouksen asetuksista. Options-kohdasta voit määritellä automaattisen huoneiden sulkemiasajan. Aloita Breakout-työskentely Open All Rooms. Osallistujille tulee ilmoitus, jossa pyydetään liittymään huoneeseen. Osallistuja voi palata pääkokoushuoneeseen ja takaisin breakoutiin milloin haluaa. Usimmassa Zoomin versiossa osallistuja voi itse liikkua breakoutien välillä.

Huoneet suljetaan klikkaamalla Close All Rooms. Osallistujat saavat ilmoituksen huoneen sulkeutumisesta. Ryhmäjaon voi nollata ennen seuraavaa jakoa paikikkeesta Recreate.

Kokouksen koollekutsuja voi osallistua halutessaan kunkin ryhmän toimintaan Join-painikkeella tai lähettää viestejä kaikille ryhmille yhtä aikaa Broadcast message-toiminnon avulla. Opiskelijat voivat lähettää sinulle pyynnön tulla pienryhmätilaan avuksi painamalla Invite host-nappia, jolloin saat ruudullesi viestin, että opiskelija X on pyytänyt sinua tulemaan pienryhmätilaan Y.

Breakout-työskentely täytyy ohjeistaa hyvin. Työskentelyohjeiden ja materiaalin jakamisen tapa breakouteissa täytyy suunnitella ennalta. Koska Zoomin filosofian mukaan mitään sisältöjä ei tuoteta Zoomiin eikä sen breakouteihin, jonkun osallistujan täytyy tehdä breakout-työskentelyn aikana muistiinpanot omalle koneelle. Myöhemmin hän esittelee kommentit näytön jaolla suoraan omalta koneelta.

Tallennus ja Breakout-työskenely

Alustavat testit ovat osoittaneet, että tallennus seuraa tallentajan liikkumista päätilan ja pienryhmätilojen välillä. Mikäli haluat tallentaa tiettyä tilaa, muista itse pysyä siinä tallenuksen aikana.

Chat ja Breakout-työskentely

Breakoutissa olleiden välinen chat-keskustelu siirtyy osaksi päätilan keskustelua, mutta keskustelu näkyy vaan niille, jotka osallistuivat kyseiseen keskusteluun. Asia mutkistuu, kun saman kokouksen aikana on useita Breakout-tuokioita eri kokoonpanoilla. On melko vaikea muistaa, kenelle mikäkin osuus chatissa olevaa näkyy. Tämä pätee myös chatissa jaettujen liitteiden näkyvyyteen.

Osallistujien jakaminen breakouteihin csv-mallitiedostoa käyttäen

Lataa https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360032752671 kohdasta ”Pre-assigning participants to breakouts rooms using a CSV file” Sample .csv ja lisää tiedot siihen. Tallenna tiedosto ja käytä annettua formaattia. Opiskelijoiden täytyy kirjautua Zoomiin sitä sähköpostiosoitetta käyttäen, jonka on kirjattu csv-tiedostoon. Muista edellyttää kirjautumista, kun luot kokouskutsun. csv-tiedoston täyttötapa:

Tästä aiheesta muualla https://oppimateriaalit.jamk.fi/zoom/tyokalut/pienryhmatyoskentely/

Zoom-kokouskutsun koollekutsuminen Outlookissa (tietokone)

Zoom-kokouksen koollekutsuminen on kätevä suoraan Outlook-kalenteriohjelmasta, koska samalla näet muut kokoukset ja vapaat ajankohdat. Mikäli kuvan mukainen lisäosa Zoom for Outlook puuttuu Outlookistasi, sinun täytyy asentaa se. Asennuksen jälkeen Outlookin kalenterinäkymän työkalurivillä näkyy painike Add a Zoom meeting. Painike avaa tavallisen Outlookin kalenterikutsun ja hammasratas kokouksen Zoom-asetusvalikon.

Outlookista tehty Zoom-kokouskutsu synkronisoituu oman kalenterisi lisäksi muiden laitteitesi Zoom-sovellusten kanssa. Mikäli olet asentanut aikaisemmin Zoom-sovelluksen tietokoneellesi, kalenterikutsut voit laatia myös siitä käsin. Lisäosan asennus ei ole välttämätön kalenteriin, mutta se on kätevä, jos teet muut kokouskutsut (Teams, Skype) kanelterin kautta.

Zoom for Outlook – lisäosan asentaminen Office-kaupasta

Tämä ohje on tehty Windows-tietokoneen Outlookin suomenkielisen työpöytäsovelluksen käyttäjälle.

1. Avaa Outlook työpöytäsovellus.
a) Mikäli Outlookin työkalurivillä on painike Hae apuohjelmia, etene klikkaamalla sitä. Kirjoita hakusanaksi zoom for outlook. Asenna sovellus napsauttamalla Lisää.

b) Mikäli Hae apuohjelmia -painike puttuu, valitse Tiedosto-valikosta Apuohjelmien hallinta.

Webmailisi avautuu kohdasta Asetukset – Yleinen – Hallitse apuohjelmia. Klikkaa plussamerkkiä ja valitse Lisää Office kaupasta.

Etsi kaupasta Zoom for Outlook ja asenna se ohjeiden mukaan.

Zoom for Outlook lisäosan käyttöönotto

Sulje Outlook, jotta uusi lisäosa päivittyisi käyttöösi. Avaa Outlook työpöytäsovellus. Aloita testikokouksen koollekutsuminen (Uusi kokous tai tapaaminen). Työkaluriviltä löytyy kuvan mukainen painike Add a Zoom Meeting. Painikkeen vieressä onhammastatas Settings, josta avautuvat Zoom-kokouksen asetukset. Klikkaa Add a Zoom Meeting -painiketta.

Ensimmäisellä käyttökerralla avautuu kuvan mukainen kirjautumisikkuna. Katkoviivalla merkitystä kohdasta voit kirjautua Zoom-testitilaasi, mikä olet joskus ottanut sellaisen käyttöön. Tämänhetkisten tietoturvasuositusten mukaan zoom.us -palvelua ei tulisi käyttää. Kirjaudu Oamkin Zoomiin kohdasta Sign with SSO ja kirjoita kohtaan Enter your company domain oamk.zoom.us.

Pysyt kirjautuneena Oamkin Zoomiin, kunnes valitset Zoomin asetuksista (hammasratas) Sign out.

Zoom for Outlook lisäosan käyttäminen

Suunnittele kokouksia sinulle ennestään tutulla tavalla. Uuden Zoom-painikkeen painallus lisää kokouskutsuun automaattisesti linkin Zoom-kokoukseen. Muokkaamalla työkalurivin asetuksia voit siirtää Zoom-painikkeen muiden kokoustyökalujen viereen.

Tallentaminen Zoomissa (tietokone)

Lopullinen tallentaminen ohje tulossa…

Zoomissa on tämän ohjeen kirjoittamisen aikana käytössä vain paikallinen tallennus tallentajan omalle tietokoneelle, josta tallenne siirretään yhteisesti sovittuun paikkaan kaikkien saataville. Vaihtoehtona on organisaation järjestämä pilvipalvelu. Käytettävissä olevat vaihtoehdot näkyvät tallennuspainikkeen yhteydessä. Tallennusformaatit ovat: MP4 (video), M4A (audio) ja teksti (chat). Kokouksen host voi estää tallennuksen asetuksissaan.

Vaihtoehtona voisi tutkia Live Stream -ominaisuutta, jolloin kokous streamataan suoraan hostin avaamalle Youtube-tilille tm. Ohje Zoomin kotisivulla.

Videokokousten ja -luentojen tallentaminen ja jakaminen: milloin se kannattaa, ja milloin sen saa tehdä?

https://it.oamk.fi/14656

Videoiden teko ja jakaminen Oamkissa

https://it.oamk.fi/14531

Breakoutin tallennus omalle koneelle

https://kb.iu.edu/d/arwb

Zoomin ohjeita muualla

Zoom tuki: zoom@oulu.fi

Voit harjoitella Zoomin käyttöä testikokouksessa http://zoom.us/test

Zoom-yleisohje: https://it.oamk.fi/13953 (asennus, kirjautuminen, kokoukseen liittyminen, audio, tallennus)
Zoom-kokouksen ajastus: https://it.oamk.fi/14005
Kokousjärjestäjän vinkit: https://it.oamk.fi/14327
Zoomin tietoturva: https://it.oamk.fi/14326
Oamkin Zoomin tietosuojainfo: https://www.oamk.fi/tietosuojainfo/?id=55cc826929fcc146d306...
Opiskelijoiden etäopiskelun vinkkisivu: https://it.oamk.fi/14173

Uusimmat oppaat ja ohjeet videoina

Tietoturva ja käytettävyys

Miten toimimme Zoomissa

Oamkissa kyttäjien datan säilytys ja kirjautuminen Zoomiin Zoom-palvelu toteutetaan NORDUnetin kautta yhteispohjoismaisesti noudattaen Suomen lakia ja eurooppalaista tietosuojasääntelyä. Lue lisää Oamkin ICT-ohjeesta.

Host voi luoda salasanan huoneen asetuksista valitsemalla kohdan ”Require meeting password” ja antamalla kokoukselle salasanan. Salasana voidaan jakaa opiskelijoille esimerkiksi Moodlessa. Kokouksen järjestäjä voi lisäksi määritellä, sallitaanko liittyminen kokoukseen kaikille vai vain rekisteröityneille käyttäjille valitsemalla kohdan ”only authenticated users can join”.

Kokouksen aikana kokouksen järjestäjä voi poistaa yksittäisen osallistujan viemällä hiiren osallistujan nimen päälle ja klikkaamalla ”More”-valintaa ja sen jälkeen ”Remove”.

Host voi antaa osallistujalle tallennusluvan osallistujalistan toiminnoista. Tästä on syytä keskustella ennen tallentamisen aloitusta yhteisesti. Istunnon osallistujat näkevät tallentamisen ajan näytöllä kuvakkeen, joka ilmaisee tallennuksen olevan käynnissä.

Kun kaikki osallistujat ovat liittyneet kokoukseen, kokouksen järjestäjä voi halutessaan lukita huoneen, jolloin uusien osallistujien ei ole enää mahdollista liittyä kokoukseen. Lukitse huone avaamalla näkyviin kokouksen osallistujalista, valitse kohta ”more” ja sen jälkeen kohta ”Lock room”.

Istunnon host voi tallentaa istunnon aikana julkiset viestit sekä ne yksityiset viestit, joita hän itse on vastaanottanut. Chat-viestit tallennetaan automaattisesti, jos istunnosta tehdään tallenne. Muiden käyttäjien yksityisiä viestejä ei tallenneta. Tallennukseen liittyvät asetukset saattavat poiketa eri organisaatioissa.

Attention tracking -toiminto ilmaisee hostille, jos osallistuja katselee yli 30 sekunnin ajan jotain muuta ikkunaa, kuin istuntoa. Hostin on itse aktivoitava se selainkäyttöliittymän asetusten kautta. Tämä attendee attention tracking -toiminto on pääkäyttäjän säädettävissä. Oamkissa sen käyttö on kokonaan estetty.

Zoomin käyttöliittymä

Zoomin käyttöliittymä on dynaaminen. Se tarkoittaa, että Zoomiin ei voi rakentaa edellisenä iltana näkymiä, joissa paikat dioille, chateille, kameralle, kyselyille jne. Zoomiin ei voi rakentaa layouteja ja ladata valmiiksi opetusmateriaalia. Zoomin käyttöliittymä ja työtila syntyvät sillä hetkellä, kun webinaari alkaa. Tämän saman ominaisuuden takia Zoom on kevyt ja ketterä.

Opettajan näkökulmasta se tarkoittaa, että kaikki tarvittava on jaettava oman tietokoneen näytöltä. Koska näytöltä jaettava sisältö saatetaan lisäksi tallentaa, kaikki ylimääräinen sisältö on suljettava näytöltä tietosuojan varmistamiseksi. Usean näytön käyttjien on oltava varmoja, mitä näyttöä he jakavat.

Kokouksen ja tiedon suojaaminen

Kokouksen asetuksista on valittavissa aiheesta Protecting your Meetings:

-join before host
-use Personal Meeting ID
-require a password

Kokouksen asetuksista on valittavissa aiheesta Protecting your Data:
-Require Encryption for 3rd Party Endpoints
– chat (visible message & saving chat)
– private chat
– auto saving chat

Salasana on upotettavissa kokouskutsun linkkiin.

Windowsin ilmoitukset näytöllä

Myös Windowsin hetkellisesti näytölle ponnahtavat pikkuilmoitukset on hyvä minimoida tai estää. Valitse Tietokoneen vasemmasta alakulmasta Aloitus (ikkuna-kuvake) > Asetukset (hammasrattaan kuvake) > Järjestelmä (System)> Keskittymisavustaja (Focus assist eli kuu-kuvake) > Off (Valittavissa on Vain prioriteetit, Vain hälytykset tai Pois käytöstä).

• Ohje suomenkileiselle Windows 10:lle https://support.microsoft.com/fi-fi/help/4026996/windows-10-turn-focus-assist-on-or-off
• Ohje englanninkieliselle Windows 10:lle https://support.microsoft.com/en-us/help/4028678/windows-10-change-notification-settings

Pedagogiset ratkaisut Zoomissa

Zoom-kokous, opetus- tai ohjaustilanne – tee siitä mielekäs

• Oletusasetukset asianmukaisiksi (mikrofoni ja web-kamera pois oletuksena, jos ei muita perusteluja)
• Kokouksen aloitus eli ”Laskeutumusnäkymä” esimerkiksi jaetun dian moudossa, jossa kokouksen tai koulutuksen nimi.
• Osallistujille ennakko-ohjeet ja pelisäännöt kokouksen alussa

Toimi tekijänoikeuksia kunnioittaen ja edellytä sitä kokoukseen osallistujilta

Lue lisää http://www.opentekoa.fi/

Oamkissa pakollinen Waiting Room -asetus tai kokouksen salasana

Kesällä 2020 otettiin käyttöön turvallisuussyistä waiting room-toiminto ja kirjautuminen kokoukseen salasanalla. Kokouksen koollekutsujan on käytettävä niistä jompaakumpaa tai molempia. Ennen muutosta tehtyjen kokouslinkkien yhteyteen on tullut punainen huutomerkki. Muokkaa kokousta Edit this Meeting ja tee vaaditut lisäykset. Lisää vaadittavat ominaisuudet kaikille uusille kokouksille.

Host, co-host ja alternative host

Zoomissa voi olla hostin lisäksi yksi tai useampi co-host ja host voi luovuttaa kokouksessa oikeutensa kokonaan pois toiselle osallistujalle eli uudelle hostille. Co-hostin voi määritellä kokouksen asetuksista. Lue koko ohje täältä. Co-hostin oikeuksiin eivät kuulu live streaming, breakout-työskentelyn käynnistäminen, waiting roomin käyttöönotto ja co-hostin oikeuksien antaminen muille. Lue koko ohje tästä. Pääsääntöisesti co-hostin tehtäviin kuuluu osallistujien hallinta ja tallennus.

Kokouksen alkaminen riippuu hostista ja myös olennaiset toiminnot ovat hostin roolista riippivaisia. Hostin poistumistapa kokouksesta vaikuttaa siihen, loppuuko vai jaktuuko kokous ilman hostia. Tiimiopettajuudessa on syytä käyttää myös alternative host roolia. Lue lisää tästä. Alternative host voi käynnistää kokouksen ennen hostin saapumista. Kokouksessa alternative hostin ja hostin työkalut ovat samoja. Lue roolien kuvaukset tästä.

Tallennus

Nordunet / CSC:n Zoomin pilvitallennuksesta ei ole ilmoitettu tarkkaa aikataulua. Korona-aika muutti kapasiteeetivaatimuksia (ja hintaa) niin, että viivästymisiä tulee. Odotamme käytännön ratkaisuja syksyllä 2020. Siihen asti tallentaa voi omalle tietokoneelle ja jakaa tallenteen YouTubessa, MS Streamissa, OneDrivessä tai muulla tavalla. Ennen tämän hetken tallentamisen monimutkaiseen prosessiin ryhtymistä on syytä pohtia, onko tallentaminen välttämätöntä ja miten tallennetta käsitellään. Tallenteen jakaja vastaa tietosuojasta ja muusta julkaisemiseen liittyvästä Oamkin ohjeita noudattaen.

Chat

Chat on kätevä väline tiedon, linkkien ja liitteiden jakamiseen. Chatin haaste on se, että chatin sisältö näkyy osallistujalle siitä hetkestä lähtien, kun osallistuja kirjautui kokoukseen. Mikäli joku ”tippuu” kokouksesta ja palaa, hän näkee vastaa kokouksen paluun jälkeen chatiin tuotetun sisällön.

On mainittava, että breakouteissa käyty keskustelu näkyy yhteisessä tilassa edelleen niille, jotka olivat breakoutissa. Mikäli työskennellään eri kokoonaponilla eri breakouteissa, on muistettava, että esimerkiksi koonnin tekemisessä ei saa viitata chatissa olevaan, koska kaikki eivät sitä näe.

Muista tarkistaa, mitä tietoa on työkalujen ja toimintojen käytöstä kohdassa Tietoturva ja käytettävyys

Zoomin oma aiheeseen liittyvä dokumentti löytyy osoitteesta https://zoom.us/docs/doc/Securing%20Your%20Zoom%20Meetings.pdf